Wie zieht man eine historische Sammlung um, Frau Glanz?

/ Juni 8, 2015

„UP“ – das konnte man in den Magazinräumen der Forschungsbibliothek Gotha der Universität Erfurt auf Schloss Friedenstein und ihrem Erfurter Außenmagazin in den letzten Wochen häufiger lesen – auf Regalen, an Büchern und Mappen, auf Rollcontainern und Möbeln. Dabei ist das kein neumodischer Anglizismus aus der Bibliotheks- oder Archivsprache, sondern eine einfache Abkürzung, die wochenlang die Tagesroutine der Bibliotheksmitarbeiter bestimmte: Umzugsportion. Die umfangreiche historische Sammlung Perthes und die eng mit der Sammlung verbundene Literatur, die bislang in den Räumen der Forschungsbibliothek im Ostflügel von Schloss Friedenstein aufgestellt war, sollten geschlossen an ihren Bestimmungsort, in das neue PERTHESFORUM in Gotha, zurückkehren. Nun konnte der Umzug erfolgreich abgeschlossen werden – nach über einem Jahr intensiver Vorbereitungen und mehrwöchiger reiner Umzugszeit.

Ein Rückblick hinter die Umzugskulissen
In den lichtdurchfluteten, weiß gestrichenen Hallen des zweistöckigen Erfurter Außenmagazins der Forschungsbibliothek Gotha ist es noch vergleichsweise ruhig, von hektischem Umzugsgeschehen keine Spur. Keine Kartonstapel stehen herum, keine Umzugshelfer schleppen und verpacken auf Hochtouren, um den LKW schnellstmöglich voll zu bekommen, niemand gibt panisch Anweisungen, niemand fragt: Kann das weg? Es ist eben kein ganz normaler Umzug, den die Bibliotheksmitarbeiter in diesen Monaten bewältigen. „Es ist ein sehr behutsamer Umzug“, sagt Alwine Glanz und bringt es damit auf den Punkt. Die wissenschaftliche Mitarbeiterin der Sammlung Perthes lächelt zufrieden, denn sie weiß: Nur eine perfekte Vorbereitung macht diese Behutsamkeit möglich. Als Chef-Koordinatorin des Umzugsvorhabens musste aber auch sie noch einiges dazulernen. „Umzugsmanagement war für mich bis dato weitgehend Neuland“, gesteht die junge Historikerin und Geografin, für die sich bereits seit ihrer Einstellung vor gut einem Jahr vor allem eine Frage stellte: Wie zieht man eigentlich eine historische Sammlung um? Glanz lacht und erinnert sich an die Anfänge: „Erst einmal mussten wir ein geeignetes Logistikunternehmen finden, das Erfahrung mit dieser Art von Umzügen hat, das die nötige Routine mitbringt und sich der besonderen Herausforderungen und Voraussetzungen des Transports historischer Güter bewusst ist“, weiß sie. Um dafür aber eine Ausschreibung verfassen zu können, musste zunächst ein sehr genaues Leistungsverzeichnis erstellt werden, das einer ausführlichen und präzisen Vorarbeit bedarf. Glanz geht in ihr bereits halb leer geräumtes Büro.

Ziel: Perthesforum in Gotha
„Im Moment bin ich hauptsächlich am Zielort, dem PERTHESFORUM in Gotha und eher selten hier in Erfurt. Aber jedes Mal, wenn ich hier bin, fehlt wieder irgendetwas – ein gutes Zeichen.“ Sie kommt mit ihren Aufzeichnungen zurück und nimmt gemeinsam mit Petra Weigel, der wissenschaftlichen Referentin der Sammlung Perthes, an einem alten schweren Kartentisch Platz, der schon zur Einrichtung im Büro des Perthes-Kartografen Hermann Haack gehörte. „Wir mussten zunächst alles erfassen, was umgezogen werden soll“, sagt Glanz und holt eine Liste hervor: Von zwei Orten, dem Schloss Friedenstein und  dem Erfurter Außendepot, sollen insgesamt mehr als 11.000 Kartenmappen, fast 2.300 Schulwandkarten, 1.700 Kupfer- und Zinkplatten, mehr als 4.000 Archivboxen, nahezu 4.400 laufende Meter historischer Buchbestand und fast 10.000 Mikrofilmschachteln im neuen PERTHESFORUM zusammengeführt werden. Hinzu kommen historisches Mobiliar, Kartenschränke, Spezialregale, Katalogschränke, übergroße Kartentische sowie Teile der ganz normalen Büroausstattung der Mitarbeiter. Das alles musste im Vorfeld aber nicht einfach nur mengenmäßig erfasst werden. „Jedes Buch wird anhand seiner Größe einem bestimmten Format zugeordnet: Oktav, Quart, Folio, Zeitschriften- oder Großformat“, fasst Glanz zusammen, „und auch jede Karte hat eine andere Größe. Von der Briefmarke bis zu vier Quadratmeter großen Formaten haben wir alles dabei“. Monatelang waren die Mitarbeiter deshalb damit beschäftigt, alles genau auszumessen und immer wieder zu hinterfragen „Was haben wir, was brauchen wir, was sind die bibliothekarischen Normen, was die Orientierungsgrößen, wie viel Abstand brauchen wir wo, was sind die Lagerungsanforderungen? Es war ein ständiges Querdenken!“ Querdenken war aber nicht nur nötig, damit sich dann die Logistiker errechnen können, was sie an Verpackungs- und Transportmaterial brauchen, sondern auch um selbst abwägen zu können, welches Aufbewahrungsmaterial und welche Einrichtung im neuen PERTHESFORUM nötig sein wird und natürlich auch, was das Ganze am Ende kosten würde. Petra Weigel nickt wissend: „Die Sammlung Perthes ist sehr vielfältig, was ihre Zusammensetzung, ihre Formate und Verpackung, ihren Erhaltungszustand, aber auch was den Wert der einzelnen Bestände angeht. Wir brauchten zum Beispiel kein Unternehmen, das uns jedes einzelne Stück wie ein wertvolles Gemälde transportiert. Eine unserer Aufgaben im Vorfeld war es deshalb, erst einmal eine interne Logistik zu erarbeiten, die aus der Diversität der Sammlung eine für den Transport besser handhabbare Homogenität macht, die aber auch aus bibliothekarischer und konservatorischer Sicht in Ordnung ist“, sagt Petra Weigel und Alwine Glanz fügt hinzu: „Wir mussten überlegen, wie wir es hier am Ursprungsort so verpacken und bezeichnen, dass es am Zielort beim Auspacken auch wieder logisch ist und direkt wieder eingeräumt werden kann, auch da mussten wir querdenken.“

Immer wieder „querdenken“
Die Aufgabe des Unternehmens, das schließlich den Zuschlag für den Umzug bekommen hat, war es dann, aus dieser Logistik seine eigene Logistik zu machen, ohne die Logik zu verändern. Gemeinsam wurde festgelegt, welches Verpackungsmaterial angeschafft werden muss, welche Stücke einer Sonderbehandlung bedürfen und was wann wie transportiert werden soll ¬– in Umzugsportionen eben. Das Umzugsunternehmen hat dann für den Buchbestand ein transportables Regalsystem und für die Kartensammlung ein spezielles Palettenstecksystem entwickelt, mit dem es jetzt alles  eigenständig verpackt und transportiert. Petra Weigel, Alwine Glanz und ihre Mitarbeiter blicken den nächsten Wochen deshalb relativ entspannt entgegen. Ihre Aufgabe besteht nun vor allem darin, alles zu überwachen und das richtige Personal zur richtigen Zeit einzuteilen. Der Umzugskoordinatorin sieht man die Erleichterung an: „Ich bin wirklich froh, dass ich bei der Koordination und Realisation des Umzuges ein sehr kompetentes und motiviertes Team zur Seite habe – angefangen bei den Mitarbeitern des  Umzugsunternehmens, über Bibliothekare, Archivare, Magaziner bis hin zu den Restauratoren und einer Reihe von engagierten Hilfskräften. Wir alle schauen aus ganz unterschiedlichen Perspektiven auf die Sammlung und ihre einzelnen Komponenten. Und einige bringen auch schon Erfahrungen aus dem Umzug 2010 mit, als das PERTHESFORUM für die Sanierung und den Umbau geräumt werden musste. Das hat uns enorm geholfen“, betont Glanz. Sie und Petra Weigel wissen, dass dieser Umzug für jeden Mitarbeiter eine Ausnahmesituation darstellt – für die von der Forschungsbibliothek betreute Sammlung aber auch eine große Chance ist. „Wir nutzen die Gelegenheit, um konservatorische Maßnahmen zu ergreifen, die über den Umzug hinaus die Lagerungsbedingungen und Unterbringung der Sammlung grundlegend verbessern werden“, erklärt Weigel. „Und wir schauen noch tiefer in die Bestände, weil wir jedes einzelne Stücke einmal anfassen müssen. Wir haben veraltetes, bestandsschädigendes Verpackungsmaterial wie saures, verschmutztes Papier und Metallteile entfernt, unsortierte Sammlungsteile sortiert, altes Mobiliar zur Wiederaufarbeitung gegeben. Außerdem haben wir erkannt, an welchen Stellen in den nächsten Jahren unsere Arbeit für die weitere Erhaltung, Konservierung und Erschließung der Sammlung ansetzen muss. Diese Erkenntnisse, die wir durch die Umzugsvorbereitungen erhielten, fließen nun in den zukünftigen Masterplan für die Sammlung Perthes mit ein.“
Nicht zu vergessen schließlich, welche Chancen auch die neue Heimatstätte der Sammlung bieten wird. Denn im PERTHESFORUM wird sie nicht nur an ihrer Ursprungsstätte, in den Gebäuden des ehemaligen Justus Perthes Verlags untergebracht, sie wird dort auch unter angemessenen klimatischen, konservatorischen und sicherheitstechnischen Bedingungen bewahrt. „Auch den Nutzern, die sich wegen der Sperrung der Sammlung momentan gedulden müssen, wird die Arbeit an der Sammlung erleichtert, sie müssen nicht mehr zwischen Erfurt und Gotha pendeln“, fügt Glanz hinzu, während draußen ein LKW rückwärts an die Rampe des Depots fährt. Nun also doch noch etwas Umzugsgeschehen: Leere Transportboxen, die wie Bücheregale auf Rädern anmuten, werden von der Ladefläche gerollt, mit gekonnten Handgriffen von den Logistikern mit Büchern der historischen Verlagsbibliothek bestückt und wieder aufgeladen. UP 35 ist ordnungsgemäß verpackt und fertig für den Weg in die Heimat.

Text: Andrea Radtke

Weiterführende Beiträge:

• Radio-Beitrag des MDR-Thüringen über den Umzug (5. Juni 2015)
• Bericht im MDR Thüringen Journal über den Umzug (5. Juni 2015)
• Radio-Beitrag des MDR-Thüringen über den Umzug (9. Juni 2015)